Mis à jour le 21 juillet 2024
WHMCS propose de nombreuses options pour automatiser la gestion des aspects les moins attractifs de l’hébergement Web. Si la gestion manuelle peut suffire, lorsque vous, hébergeur, démarrez avec seulement quelques clients, cette méthode devient rapidement généralisée. De plus, certaines tâches importantes peuvent ne pas être immédiatement évidentes.
Par exemple, avez-vous envisagé d’envoyer des rappels de paiement à vos clients avant l’échéance ? Que faire s’il n’est pas payé ? Allez-vous suspendre ou résilier votre compte ? Au bout de combien de temps ? Quelle punition appliquerez-vous ? Ces questions se poseront inévitablement pour tout hébergeur web.
En anticipant ces scénarios et en établissant des politiques claires, vous pouvez gérer ces situations de manière proactive. De plus, bon nombre de ces tâches peuvent être automatisées à l’aide de WHMCS, libérant ainsi les tâches répétitives. Cela vous permet de découvrir de nouvelles opportunités de marketing, de relation client et de croissance commerciale.
WHMCS propose une large gamme d’outils d’automatisation pour gérer les tâches courantes via des tâches planifiées. Vous pouvez configurer plusieurs scénarios qui prendraient normalement beaucoup de temps pour une seule page. Voyons comment procéder.
Créer une tâche de planification
Dans votre panneau d’administration WHMCS, sélectionnez ” Paramètres d’automatisation “languette” Configuration ».
Vous serez ensuite redirigé vers une page affichant les commandes de tâche cron nécessaires à insérer dans la section appropriée de cPanel. Lorsque vous avez configuré WHMCS pour la première fois, il vous a probablement été demandé d’effectuer cette étape.
Même si vous l’avez déjà fait, vous devrez peut-être modifier la commande si vous avez renommé le dossier admin. Il s’agit d’une étape importante pour assurer la sécurité de votre installation WHMCS.
Par exemple, si vous avez renommé votre dossier « admin » en « mysupersecretadminfolder », vous devrez ajuster vos tâches de planification pour refléter ce nouveau chemin. Assurez-vous de mettre à jour votre commande cron en conséquence pour vous assurer que votre automatisation fonctionne correctement.
Exemple de commande update cron :
Si votre dossier admin est renommé, remplacez la commande cron par :
bashCopy codephp -q /chemin/vers/votresite/mondossieradminsupersecret/cron.php
Assurez-vous de vérifier que le chemin est correct et testez la tâche cron pour vous assurer qu’elle fonctionne correctement.
Suspension et résiliation
C’est idéal pour recevoir des paiements à temps, manuellement ou automatiquement. Mais que se passe-t-il si l’argent n’est pas payé ? Idéalement, vous souhaitez donner plus de temps à vos clients pour régulariser leur situation. Peut-être qu’ils ont oublié ou attendent un paiement. Il est toutefois indispensable de fixer un délai dans lequel le compte sera suspendu en cas de non-paiement.
Suspension et résiliation de compte sur WHMCS
WHMCS permet la suspension et la résiliation automatisées des comptes en cas de non-paiement. Voici comment configurer ces options :
- Activation des suspensions :
- Pour activer cette fonctionnalité, cochez la case “Activer l’interruption”.
- Dans le champ de texte « Jours de suspension », précisez le nombre de jours après la date limite de paiement avant la suspension du compte. Par exemple, vous pouvez choisir de suspendre votre compte après 7 jours d’échéance.
- Automatisation de la suspension et de la résiliation :
- Vous pouvez configurer WHMCS pour réactiver automatiquement votre compte dès que vous effectuez un paiement. Cette fonctionnalité simplifie la gestion et améliore l’expérience client.
- En cas de non-paiement prolongé, vous pouvez fixer un délai pendant lequel le compte sera définitivement fermé. Par exemple, si un compte est en défaut pendant 30 jours, vous pouvez choisir de résilier le compte pour éviter de futures complications.
Exemple de configuration :
- Activer la suspension : Oui
- Jours de suspension : 7 jours
- Réactivation automatique : Oui, dès réception du paiement
- Résiliation automatique : Après 30 jours sans paiement
Cette configuration garantit une gestion efficace des comptes par défaut tout en donnant à vos clients une opportunité raisonnable de régulariser leur situation.
Génération de facturation et rappels dans WHMCS
Afin d’éviter les situations de non-paiement, il est crucial d’envoyer les factures à l’avance et de rappeler régulièrement les délais de paiement. Vous pouvez configurer ces options dans la section « Paramètres de facturation » de WHMCS.
Dans WHMCS, vous pouvez configurer les paramètres de facturation pour automatiser l’envoi de factures et de rappels de paiement. Voici comment procéder :
- Activer les rappels de paiement :
Dans la section « Paramètres de facturation », cochez la case « E-mails de rappel de paiement » pour activer cette fonctionnalité. Cela enverra automatiquement des rappels aux clients avant et après le paiement.
- Configurer des alertes :
Vous pouvez configurer trois rappels après l’envoi de la « facture impayée » initiale. Par exemple:
- Premier avertissement : 5 jours avant la date limite
- Deuxième avertissement : 1 jour à compter de la date limite
- Troisième avertissement : 5 jours à compter de la date d’échéance
- Des frais de retard :
À partir de cet écran, vous pouvez également configurer des frais de retard pour les paiements en retard. Vous pouvez décider si ces coûts seront inclus dans une facture séparée ou ajoutés à la prochaine facture. Cela permet de pénaliser les retards tout en restant transparent sur les coûts supplémentaires.
Exemple de configuration :
- Activer les e-mails de rappel de paiement : Oui
- Le premier rappel : 5 jours avant la date d’échéance
- Deuxième avertissement : 1 jour à compter de la date limite
- Troisième avertissement : 5 jours à compter de la date limite
- Des frais de retard : 5% du montant à payer, inclus dans la prochaine facture
En configurant ces paramètres, vous pouvez réduire les risques de non-paiement et entretenir une bonne relation avec vos clients en leur rappelant régulièrement leurs obligations financières.
Configuration de la fermeture automatique des tickets dans WHMCS
Il existe plusieurs sections d’automatisation supplémentaires que vous pouvez explorer en détail, mais celle sur la fermeture automatique des entrées est particulièrement intéressante. Vous pouvez configurer WHMCS pour fermer automatiquement les tickets après un certain nombre de jours d’inactivité, vous permettant ainsi de gérer votre service client plus efficacement.
Pour ce faire, assurez-vous que la tâche de planification s’exécute une fois par jour. Ainsi, l’automatisation WHMCS se chargera des tâches répétitives de gestion de votre service d’hébergement Web, afin que vous puissiez vous concentrer sur des scénarios uniques plutôt que sur des tâches prévisibles.
- Accès aux paramètres d’automatisation :
- Dans votre tableau de bord WHMCS, allez dans « Configuration » > « Paramètres d’automatisation ».
- Configurer les paramètres de clôture du ticket :
- Dans la section correspondante, activez l’option de fermeture automatique de la carte.
- Précisez le nombre de jours après lesquels un ticket inactif sera automatiquement fermé. Par exemple, vous pouvez choisir de clôturer les entrées après 7 jours d’inactivité.
- Enregistrez les modifications pour appliquer ces paramètres.
- Planifier une tâche cron :
- Assurez-vous que la tâche cron WHMCS est configurée pour s’exécuter une fois par jour. Cela garantit que toutes les automatisations, y compris les tickets de clôture, sont effectuées régulièrement.
Exemple de configuration :
- Activer la fermeture automatique des tickets : Oui
- Nombre de jours d’inactivité avant la fermeture : 7 jours
- Exécuter une tâche cron : Tous les jours
Webmaster depuis plus de 15 ans. J’ai pu développer plusieurs domaines d’expertise dans le domaine de la création et de l’hébergement de sites internet.
J’étais également intéressé par le référencement de sites Web. C’est un domaine difficile et tout le monde essaie de suivre les innombrables recommandations de Google.